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Comment gérer une demande d'inscription ?

Une fois que le titulaire de compte a choisi la formation ou l’action à laquelle il souhaite s’inscrire, il créé un dossier de formation dans son espace personnel sur Mon Compte Formation. Il envoie sa demande d’inscription de façon dématérialisée à l’organisme. Ce dernier reçoit une notification l’informant de la réception d’une demande d’inscription : « le dossier de formation n°XXXXXXXXXX est passé au statut non traité. »

Dans son espace connecté, l’organisme peut traiter le dossier de formation reçu :

  • soit en refusant la demande d’inscription, en associant à ce refus un motif ;
  • soit en validant la demande d’inscription, c’est-à-dire en envoyant une proposition de commande au titulaire de compte.

Avant de répondre, l’organisme de formation à la possibilité de modifier le contenu du dossier de formation, pour l’adapter aux besoins du titulaire. Il peut ainsi prévoir des dates de session, modifier la modalité d’enseignement, l’adresse du lieu de formation, le prix de la prestation…
Pour en savoir plus, consultez le guide « Gérer une demande d’inscription (dossier à traiter) ».

L’organisme ne pourra pas valider le dossier de formation :

  • Si des champs obligatoires de la proposition de commande ne sont pas remplis ;
  • Si les dates de session ne respectent pas les délais mentionnés dans les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) ;
  • Si la formation proposée ou si la certification visée n’est plus valide ;
  • Si l’organisme n’a plus d’habilitation à former pour la certification visée, s’il n’a plus le certificat Qualiopi attendu, si sa déclaration d’activité est caduque, si son SIRET est fermé…

Dans certains cas, l’organisme ne pourra que refuser la demande d’inscription.

Une fois le dossier de formation mis à jour et validé par l’organisme, la proposition de commande est envoyée au titulaire. L’organisme ne peut plus intervenir sur le dossier. Sans réponse du titulaire, le dossier est automatiquement annulé une fois la date de début de session passée.

L’organisme ne pourra pas faire entrer le titulaire de compte en formation tant que ce dernier n’aura pas accepté la proposition de commande, c’est-à-dire validé le dossier. Si l’organisme accepte le titulaire en formation, alors que le dossier n’est pas accepté, il prend le risque de ne pas être payé.