Rappel des bonnes pratiques

Le guide « Facturation et règlements », mis à jour le 18 mars 2021, rappelle la procédure exacte pour bien saisir vos données de facturation, les transmettre et suivre l’ensemble de vos règlements. Reparcourons ensemble les règles de ce processus de facturation simplifié et dématérialisé.

Pourquoi un processus de facturation « simplifiée ?

• La transmission des factures est entièrement dématérialisée : aucune facture envoyée par courrier ne sera traitée ! Nous vous rappelons que l’étape de facturation ne nécessite aucun envoi de facture papier, ni aucun envoi de facture dématérialisée vers la CDC : la seule validation des données de facturation par vos soins dans EDOF suffit. Les coordonnées administratives dans le guide sont uniquement à destination de votre comptabilité interne et vos outils de gestion.
   
• L’ensemble de vos dossiers prêts à être facturés sont rassemblés dans un même gestionnaire accessible à partir du menu « dossiers » de EDOF : les dossiers pour lesquels vous pouvez percevoir une indemnité d’annulation égale à 5% du montant de votre commande / les dossiers pour lesquels vous avez déclaré le service fait (taux de réalisation total ou partiel) et dont le service fait a été validé par la CDC. Vous n’avez pas de facture à transmettre pour les acomptes de 25% prévus pour les formations de plus de 3 mois. Ceux-ci sont versés automatiquement et seront déduits du montant à régler par la CDC au moment de la facturation finale du dossier.
   
• Tout se fait directement depuis votre espace EDOF : une fois le dossier à facturer ouvert, cliquez sur le bouton « Saisir les données de factures ». Un certain nombre de données seront préremplies et ne peuvent être modifiées : les informations d’identification de votre organisme de formation, les informations relatives au dossier de formation à facturer, le taux de réalisation ainsi que le montant calculé selon les CGU et enfin les informations relatives au règlement. Vos coordonnées bancaires doivent être saisies et/ou peuvent être modifiées si nécessaire dans le sous-menu « Informations de paiement » du menu d’EDOF. 
   
• Il suffit de saisir un montant égal au « Montant calculé selon les CGU » (montant HT ou net de TVA ainsi que les montants TVA ) et un « numéro de facture » : après avoir saisi les différents montants et votre numéro de facture, le bouton « Transmettre les données de facture » sera actif, à condition que le montant total TTC calculé corresponde exactement au montant calculé selon les CGU. Un clic et votre dossier sera classé dans l’onglet « Facturé » de votre gestionnaire de dossier. Vous pourrez désormais consulter les données de facture depuis le détail du dossier et suivre vos règlements depuis la rubrique « Suivi des règlements » du menu EDOF !

Les règlements se font dans un délai de 30 jours calendaires conformément aux CGU, à partir de la date à laquelle vous avez transmis vos données de facture, sous réserve que vos coordonnées bancaires soient renseignées dans EDOF.

En cas de désaccord sur le montant d’une facture dans EDOF, vous pouvez nous préciser l’objet du désaccord et contacter la CDC directement à partir de la page de facturation. Il sera ainsi procédé au contrôle du montant de cette facture.
 

Comment procéder si vous avez cédé vos créances à une société d’affacturage ? 

Pour que la Caisse des dépôts procède au paiement des créances cédées à une société d’affacturage, il est essentiel qu’un organisme de formation ayant recours aux services d’un affactureur suive les règles suivantes (conformément à l’article 6.8 des Conditions Particulières des Organismes de formation) : 

• Vous devez saisir dans votre espace EDOF l’IBAN de l’affactureur dans l’onglet « coordonnées bancaires » accessible via la rubrique « Informations de paiement » du menu EDOF
   
• Vous devez absolument renseigner la raison sociale de l’affactureur dans le champ « Intitulé du compte pour l’organisme de formation »
   
• Nous rappelons qu’aucune facture ou notification de cession de créance envoyée par courrier ne sera traitée. Vous devez informer au préalable l’affactureur de cette spécificité.

Une fois ces coordonnées bancaires validées, la Caisse des Dépôts règlera directement au factor les factures que vous lui avez cédées, sur ses coordonnées bancaires enregistrées dans EDOF.

Nous vous invitons à (re)lire le guide « Facturation et Règlements » pour plus d’informations.