Afin de finaliser leur référencement à EDOF et pour sécuriser les échanges avec la Caisse des Dépôts, les organismes de formation déjà présents sur la plateforme devront fournir à la Caisse des Dépôts, à compter du 18 avril, l’identité et les coordonnées des personnes désignées au sein de leurs établissements comme :

• Représentant légal 
• Responsable pédagogique (référent « catalogue »)
• Responsable administratif (référent « dossiers »)
• Responsable financier (référent « paiement »)

Qui sont-ils ?

Le représentant légal est la personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts de l’organisme de formation en tant que personne morale.

Le responsable pédagogique est la personne désignée par l’organisme de formation comme « référent catalogue » pour interagir avec la Caisse des Dépôts sur toute question relative à son catalogue d’offres éligibles au Compte personnel de formation.

Le responsable administratif est la personne désignée par l’organisme de formation comme « référent dossiers » pour interagir avec la Caisse des Dépôts sur toute question relevant de l’exécution des formations achetées sur Mon Compte Formation (de la demande d’inscription à la déclaration de service fait).

Le responsable financier est la personne désignée par l’organisme de formation comme « référent paiements » pour interagir avec la Caisse des Dépôts sur toute question relevant des paiements et des coordonnées bancaires.

Concrètement, comment va se dérouler la collecte de ces informations ?

Dès le 18 avril, tout utilisateur qui se connectera au compte EDOF d’un établissement de l’organisme de formation devra renseigner l’identité et les coordonnées de ces responsables ou référents. Cette saisie sera obligatoire pour pouvoir accéder à EDOF.

Le parcours comprend plusieurs étapes :

• Une page d’information
• Une succession de formulaires pour saisir l’identité et les coordonnées du représentant légal et des différents référents
• Une page récapitulative

Attention : il ne sera pas possible d’enregistrer au fur et à mesure les données, la saisie doit être faite en une seule fois.

Une fois la saisie des données faite (et sous réserve de sa complétude), l’utilisateur pourra accéder à son Espace des organismes de formation (EDOF).

Quelles sont les données à fournir ?

Pour chacun de ces responsables ou référents, il vous sera demandé de renseigner :

• Son identité : civilité, nom, prénom 
• Ses coordonnées : téléphone portable et/ou fixe, adresse courriel professionnelle

Et ce, pour chaque établissement (SIRET) qui dispose d’un Espace des organismes de formation (EDOF).
Toutes ces données sont obligatoires.

Si une même personne occupe ces différentes fonctions, est-ce que je devrai la renseigner quatre fois ?

Non, tout au long du parcours de saisie, vous aurez la possibilité d’indiquer si une personne occupe d’autres fonctions.
Par exemple, quand vous renseignerez les données relatives au représentant légal, vous pourrez indiquer si cette personne est également responsable pédagogique, responsable administratif et/ou responsable financier.

En cas d’erreur, sera-t-il possible de modifier ces informations ?

Oui, il sera possible de modifier les données de chaque responsable ou référent sur la page dédiée, accessible par le menu sur EDOF « Données administratives > Responsables et référents ». 

Qui doit faire cette saisie ?

Tout utilisateur ayant un accès à EDOF pourra renseigner ces informations. Une fois que la saisie aura été faite par un utilisateur, et ce pour un établissement (SIRET) donné, les autres utilisateurs habilités pour ce même établissement pourront se connecter normalement à EDOF.

Si vous souhaitez qu’une seule personne soit en charge de cette saisie, pour un ou plusieurs établissements de votre organisme, vous devrez l’en informer et lui transmettre les consignes de saisie.

En avance de phase, nous vous recommandons :

• D’identifier au sein de votre organisme, et ce pour chaque établissement, la ou les personnes désignée(s) comme représentant légal, responsable pédagogique, responsable administratif et responsable financier
• De recueillir les données d’identité (civilité, nom, prénom) et de coordonnées (téléphone fixe et/ou portable, adresse courriel) pour chacune
• D’informer les personnes ayant un accès à EDOF de cette fonctionnalité et de sa date d’ouverture (le 18 avril)
• De leur communiquer en avance vos consignes (qui pourra faire cette saisie) les données qu’il faudra renseigner, et ce pour chaque établissement (SIRET).