Zoom sur les étapes de Déclaration de sortie et Validation du Service Fait

Mon Compte Formation • 14 Avr 2020

Adaptation du process et délais 

 

Pour bien gérer le suivi des stagiaires en formation, voici un récapitulatif de toutes les étapes de suivi du stagiaire en formation :  Déclaration d’entrée en formation / sortie de formation, Déclaration du Service Fait (absences / taux de réalisation), Contrôle du Service Fait et Validation du Service Fait :


1.    La déclaration d’entrée en formation
Pour tout type de formation, vous avez 3 jours ouvrés après l’entrée du stagiaire pour déclarer l’entrée en formation.
Concernant les formations à distance ou mixte, consultez le guide « Formation à distance : les bonnes pratiques » qui a été mis à jour (p.6) avec les conditions qui déterminent l’entrée en formation à distance d’un stagiaire.
 

2.    La déclaration de sortie de formation
La date de sortie de formation peut correspondre soit à la date de fin de session prévue dans la proposition de commande, soit à la date à laquelle le stagiaire termine effectivement la formation (date de passage de l’évaluation finale par exemple). Vous avez 3 jours ouvrés pour déclarer la sortie de formation.
Vous devez ensuite nous indiquer le motif de sortie dans EDOF :
-    Interruption de formation – pandémie Covid-19
-    Fin prévue de l’action de formation : la date de sortie est conforme à la commande passée ou à l’accord passé avec le titulaire, le stagiaire a suivi l’intégralité de la formation, ou la formation s’est terminée comme prévue  
-    Abandon du stagiaire sans motif de force majeure : le stagiaire abandonne la formation de lui-même, sans pouvoir justifier cet abandon par un cas de force majeure

  • ex.: en cours de formation, il se rend compte que la formation ne lui convient plus 

-    Abandon du stagiaire pour motif de force majeure :  le stagiaire abandonne la formation de lui-même, et justifie cet abandon par un cas de force majeure (cf. CGU – article 6.2)   

  • ex.: le stagiaire accepte un nouvel emploi en cours de formation et ne peut décaler la date de prise de poste

-    Annulation de session avec proposition de report : l’organisme doit suspendre sa formation et propose un report de la suite de cette formation

  • ex.: le formateur tombe malade et l’organisme doit intégrer le stagiaire dans une autre session.

-    Annulation de session sans proposition de report :  l’organisme doit interrompre la formation pour cas de force majeure (cf. CGU – article 6.2) et n’est pas en capacité de proposer au stagiaire un report de la formation. 

  • ex.: le formateur tombe malade mais l’organisme n’a pas la possibilité de proposer une autre session au stagiaire

-    Autre motif à la sortie de formation au motif du stagiaire : l’organisme doit déclarer une sortie de formation en raison d’un motif relevant de la responsabilité du stagiaire 

  • ex.: : exclusion du stagiaire, volonté du stagiaire de changer de session… 

-    Autre motif à la sortie de formation au motif de l’organisme : l’organisme doit déclarer une sortie de formation en raison d’un motif relevant de sa responsabilité 

  • ex.: mauvaise évaluation du niveau du stagiaire, le stagiaire doit changer de formation, interruption de la formation par l’organisme sans cas de force majeure…) 
     

3.    La Déclaration du Service Fait
Vous devez être en mesure de tracer les connexions de votre stagiaire, identifier les modules de formation qu’il a suivis intégralement ou partiellement, les évaluations intermédiaires et/ou finales qu’il a passées… Ces éléments vous permettent de calculer le taux de réalisation. 
Les justificatifs de connexion ou de réalisation peuvent vous être demandés en cas de contrôle de la Caisse des Dépôts. 
En cas d’absence ou d’abandon en cours de formation, ou en cas d’annulation de la session, vous devez préciser que le titulaire n’a pas suivi la formation intégralement, puis déclarer le taux de réalisation. 
Pour rappel, le taux de réalisation saisi, ainsi que le motif de sortie sélectionné précédemment, sont les éléments pris en compte par la Caisse des Dépôts pour calculer le montant qui vous est dû, selon les conditions financières énoncées dans les CGU.
 

4.    La Validation du Service Fait
Une fois que vous avez saisi votre Déclaration de Service Fait, la Caisse des Dépôts la vérifie et la valide. Depuis le 9 avril, cette validation s’effectue dans un délai de 3 jours ouvrés. Vous ne pouvez saisir vos données de facture et les transmettre que passé ce laps de temps. 

Ce délai est susceptible d’évoluer ultérieurement, en fonction des contrôles qui seront effectués sur votre Déclaration de Service Fait.

schéma et délais de Validation du Service Fait d'un dossier de formation
 

Pour en savoir plus :
-    Fiche EDOF : Formations à distance : bonnes pratiques 
-    Guide EDOF :  Gérer le dossier de formation : de l'entrée en Formation à la Déclaration de Service Fait