Re-confinement : comment traiter vos dossiers de formation ?

Mon Compte Formation • 24 Novembre 2020

L’article 35 du décret du 29 octobre 2020 permet aux centres de formation et aux CFA d’accueillir des stagiaires et des apprentis pour les besoins de la formation lorsqu’elle ne peut être effectuée à distance. La publication des Questions-réponses sur la « Nouvelle période de confinement : conséquences pour les organismes de formation et les CFA » du 6 novembre complète les informations du décret. En rappel, voici quelques-unes des consignes :

  •  l’accueil en présentiel doit demeurer l’exception, et les modalités distancielles la règle, durant toute la durée du confinement.
  • l’accueil en présentiel peut être justifié compte tenu des publics accueillis et de la nature de la formation
  • Les sessions de certification ne seront pas décalées de manière globale. C’est à chaque certificateur de décider des modalités d’examen.

(Pour plus d’information, vous pouvez consulter l’article « Le service public de l’emploi, les organismes de formation et les CFA poursuivent leur mission pendant le confinement », publié sur le Portail d’Information des Organismes de Formation)

 

Concrètement, comment gérer les dossiers de formation dans EDOF ?

Le maintien de l’activité de formation étant autorisé, les procédures à suivre sont les suivantes :

  • Lorsque la formation, initialement prévue en présentielle, peut s’effectuer à distance et qu’il y a un accord de gré à gré avec le titulaire, il n’y a aucun changement à faire au niveau du dossier, ce dernier reste en l’état. L’organisme de formation communique les informations et les éléments nécessaires au bon déroulé de la formation au titulaire.
  • Lorsque la formation ne peut ni être maintenue en présentiel ni être adaptée en distanciel, vous pouvez reporter ou prolonger les formations :
    • Si la formation n’a pas encore commencé, il s’agit d’un report de formation. Vous annulez le dossier de formation en sélectionnant le motif d’annulation « Formation annulée ».
    • Si formation a débuté et qu’une entrée en formation a été déclarée, il s’agit d’une prolongation de la formation. Vous devez interrompre la formation en déclarant une sortie de formation et en sélectionnant le motif de sortie de formation « Annulation de la session avec proposition de report ». Vous déclarez ensuite le taux de réalisation partielle pour pouvoir facturer la prestation.

Les règles de report ou de prolongation des sessions de formation, pendant le confinement, restent les mêmes que celles prévues à l’article 6.1 des Conditions Générales d’Utilisation, à savoir :

  • « Lorsque l’Organisme de formation et le Stagiaire décident d’un commun accord de reporter une Session de formation, l’Organisme de formation doit procéder à l’annulation de la session de formation et à la création d’une nouvelle session »
  • « Lorsque l’Organisme de formation et le Stagiaire décident d’un commun accord de prolonger une session de formation, l’Organisme de formation doit créer une nouvelle session de formation au titre de cette prolongation ».

Les stagiaires font une nouvelle demande d’inscription sur la nouvelle session ainsi créée, et si nécessaire, vous adaptez la proposition de commande (contenu, prix, durée, dates de session) en fonction de ce qui a déjà été réalisé. Pour indiquer qu’il s’agit d’un report ou d’une prolongation, vous pouvez renseigner dans l’intitulé de la formation (dans la proposition de commande, pas dans le catalogue) la mention « report (ou prolongation) du dossier N° XXXXXXXXXX ».