FAQ spéciale Déconfinement

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FLASH INFO

Maintenance :
Une opération de maintenance aura lieu jeudi 1er octobre de 5h00 à 10h00 pour améliorer nos services.
Les différents portails (EDOF, EDEF et Mon compte formation) seront donc temporairement indisponibles. Merci de votre compréhension.

Correctifs EDOF :
- Facturation : depuis le 11 septembre, vous pouvez transmettre les données de facturation de tous les dossiers dont la déclaration de service fait a été faite depuis le 3 septembre.
- Gestion de dossier > Déclaration d’entrée : depuis le 23 septembre, la déclaration d’entrée est à nouveau possible pour une partie des dossiers de formation bloqués à cette étape. Si vous êtes concernés, nous vous invitons à procéder à la déclaration d’entrée de vos stagiaires afin de faire avancer le dossier.

Incidents EDOF (en date du 14/09) 
- Déconnexion intempestive de votre espace EDOF au bout de quelques minutes

Nos équipes sont mobilisées pour mettre en place les correctifs nécessaires. Consultez PIOF régulièrement pour vous tenir informés.

Mon Compte Formation • 2 Juin 2020

Les réponses à vos questions les plus fréquentes

 

Q1 : Les Organismes de Formation peuvent-ils à nouveau accueillir des stagiaires ? 

Depuis le 11 mai 2020, les organismes de formation sont autorisés à accueillir du public sous conditions de la mise en œuvre de mesures de protection sanitaire prévues par le Gouvernement. Celles-ci ont été détaillées  dans le Guide mis à jour par le Ministère du Travail disponible ici

 

Q2 : Quelles mesures de sauvegarde la Caisse des Dépôts a-t-elle pris vis-à-vis des organismes de formation dans le cadre du COVID-19 ? 

La Caisse des Dépôts a pris des mesures exceptionnelles afin que les organismes de formation puissent adapter leurs prestations Mon Compte Formation (gestion du catalogue, gestion des inscriptions et dossiers). Ces mesures s’appliquent à partir du 13 mars et jusqu’à nouvel ordre : 

  • Une tolérance pour le non-respect du délai de 2 jours ouvrés pour le traitement des demandes d’inscription 
  • L’ouverture des cas de force majeure aux annulations/interruptions de formation pour cause de Covid-19 (création des motifs d’annulation et d’interruption “Covid-19”) permettant aux usagers de ne pas subir d’impacts sur leurs droits.  
  • Une souplesse dans la gestion des dossiers pour les formations en présentiel ou mixtes reportées ou prolongées (si elles n’ont pas pu être animées 100% à distance) - cf l’article “Covid-19 : Comment adapter votre offre et gérer vos dossiers dans EDOF ?” . 
  • Un ajustement des modes de preuves du service fait pour faciliter l’organisation des formations à distance. 

 

Q3 : Comment doit procéder un organisme qui souhaite reporter les inscriptions des sessions prévues initialement pendant la période de confinement sur une session ultérieure? 

L’organisme prend contact avec les titulaires ayant validé leur inscription pour avril afin de se mettre d’accord pour un report sur une session ultérieure. Aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, l’organisme déclare les dates effectives d’entrée et de sortie de formation. 

 

Q4 : Si un organisme annule une session, y a-t-il un risque de pénalités pour les titulaires ? 

Il n’y aura pas de pénalités pour le titulaire, si l’organisme déclare correctement l’annulation.  
- Si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. Pour annuler une session, l’organisme de formation doit annuler la commande pour motif «Formation annulée – pandémie Covid-19».  

> Si la formation avait déjà démarré et a été annulée par l’Organisme de Formation, celui-ci sera réglé au prorata du taux de réalisation déclaré et le titulaire sera re-crédité du montant correspondant à la partie de la formation non réalisée. 

- Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, le titulaire n’est pas pénalisé et l’organisme de formation ne recevra aucune indemnité d’annulation. L'Organisme de Formation n’a aucune action à effectuer sur le dossier. 

 

Q5 : Que doit faire un organisme des demandes d'inscriptions qui lui parviennent en ce moment ?  

Si la formation est à distance, rien ne change. 
Si la formation était prévue en présentiel ou mixte, l’organisme peut proposer : 

- une autre formation à distance 
- de nouvelles dates de session en se conformant aux recommandations du Ministère 
- ou l’annulation de la demande d’inscription 

 

Q6 : Que prévoit la Caisse des Dépôts, si en situation de chômage partiel des équipes, l’organisme ne peut suivre les dossiers sur EDOF en temps réel ?  

Dans la mesure du possible, les organismes doivent traiter les demandes d’inscription dans les 2 jours ouvrés, mais une tolérance est appliquée pendant la période quant au respect de ces délais. 

 

Q7 : Modalités spécifiques d'émargement à distance. Quelles pièces justificatives d'émargement la Caisse des Dépôts peut-elle exiger en l'absence d'outil de mesure de connexion nominative ? Un mail attestant la réalisation de la séance sera-t-il accepté ?  

Les organismes doivent faire la preuve de la réalisation effective de la formation conformément aux textes en vigueur et selon des modalités et bonnes pratiques notamment détaillées dans le guide des formations multimodales publié par le FFFOD (Forum Français pour la Formation Ouverte et à Distance) en lien avec la DGEFP.

 

Q8 : En cas d’annulation d’une session avant son démarrage, est ce que l’usager doit faire une démarche spécifique pour être re-crédité de ses droits ?  
Non. En cas d’annulation d’une session,  les compteurs des usagers concernés seront re-crédités automatiquement des droits qui avaient été réservés.  

 

Q9 : Pour les formations prévues initialement en présentiel, devons-nous les transformer en 100% distanciel pour pouvoir poursuivre leur réalisation ? 
Non, il n’y a aucune obligation à passer en « 100% à distance ».  Les formations en présentiel peuvent être transformées en formation « Mixte ». Toutefois, si vous ne pouvez réaliser, pour l’instant, que la partie en modalité distancielle, le reste de la formation, maintenue en modalité présentielle, devra faire l’objet d’un report. Vous terminerez donc la formation dès que les conditions sanitaires le permettront et selon l’organisation convenue avec l’usager. 

 

Q10 : Y a-t-il un délai limite pour réaliser la formation si elle a été interrompue du fait des mesures sanitaires ?  
Non. Si la formation ne peut se réaliser sur la période fixée initialement dans le dossier, elle peut être reportée au-delà de la date de fin prévue, et elle devra respecter les mesures sanitaires définies par le gouvernement.   

 

Q11 : Suite aux mesures exceptionnelles prises par la CDC à cause du COVID -19, à partir de quelle date s’applique le délai de paiement sous 7 jours calendaires ? 
Cette fonctionnalité a été mise en place pour toutes les données de factures validées par la Caisse des Dépôts et Consignations, c’est-à-dire après contrôle du service fait, donc émises depuis le 20 mars 2020. Cette mesure se poursuit pour le moment jusqu’à nouvel ordre.