FAQ spéciale Covid-19

Mon Compte Formation • 1 Avr 2020

Réponses à vos questions les plus fréquentes

 

Q1 : Les organismes de formation professionnelle sont-ils concernés par la décision du gouvernement de fermer les établissements ?
R1 : 

-  Oui, les organismes de formation doivent suspendre l’accueil (présentiel) des stagiaires jusqu’au 15/04/2020, conformément à l’arrêté du 15/03/2020 publié au JO du 16/03/2020.
-    Les organismes peuvent néanmoins continuer les formations, dès lors qu’elles sont organisées à distance.

 

Q2 : Quelle continuité d’activité doit être assurée en cas de décision de non-accueil en présentiel de bénéficiaires ?
R2 :

-    Les règles relatives à la continuité de l’activité salariée au sein des centres et organismes de formation sont identiques à celles décidées par le Gouvernement afin de lutter contre la propagation de l’épidémie. Ils doivent impérativement adopter le travail à distance et faciliter tout aménagement des conditions de travail des salariés en vue de garantir leur sécurité comme le prévoit le document questions/réponses sur le site du ministère du travail.
-    En cas d’impossibilité de maintenir temporairement l’activité, les règles d’activité partielle s’appliquent aux salariés du centre ou de l’organisme de formation concerné.

 

Q3 : Un décalage des sessions de certification sera-t-il possible ?
R3 :

-    En application de l’arrêté du 15/03/2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19, paru au JO du 16/03/2020, les organismes de formation soumis à la réglementation des établissements recevant du public ne peuvent plus accueillir des stagiaires ou des apprentis jusqu’au 15/04/2020.
-   De ce fait, l’ensemble des sessions d’examen en cours à la date du 16/03/2020 ou ayant débuté postérieurement à cette date sont reportées.


Q4 : Est -ce que la Caisse des Dépôts prévoit le maintien des travaux de maintenance du site EDOF annoncés pour le mois d’avril entraînant la suspension des services facturation et paiement ?

R4 : Afin de maintenir les services de facturation et de paiement des organismes de formation, la Caisse des Dépôts reporte les opérations de maintenance du site EDOF qui étaient initialement prévues entre le 1er avril et le 23 avril 2020.

 

Q5 : Quelles mesures de sauvegarde la Caisse des Dépôts prendra-t-elle vis-à-vis des organismes de formation dans le cadre du COVID-19 ?

R5 :  La Caisse des Dépôts a pris des mesures exceptionnelles afin que les organismes de formation puissent adapter leurs prestations MonCompteFormation (gestion du catalogue, gestion des inscriptions, des reports, annulations…).

 

Q6 : Comment doit procéder un organisme qui souhaite reporter les inscriptions de la session prévue en avril sur une session ultérieure, en juin par exemple ?

R6 :  L’organisme prend contact avec les titulaires ayant validé leur inscription pour avril afin de se mettre d’accord pour un report sur une session ultérieure. Aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, l’organisme déclare les dates effectives d’entrée et de sortie de formation.

 

Q7 : Si un organisme annule une session, y a-t-il un risque de pénalités pour les titulaires ?

R7 :

-    Il n’y aura pas de pénalités pour le titulaire, si l’organisme déclare correctement l’annulation. 
-    Si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. Pour annuler une session, l’organisme de formation doit annuler la commande pour motif «formation annulée – pandémie Covid-19»

-    Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, aucune indemnité d’annulation ne sera versée à l’organisme de formation pour force majeure (application nominale des CGU en vigueur).


Q8 : Que doit faire un organisme des demandes d'inscriptions qui lui parviennent en ce moment ? 

R8 :

-    Si la formation est en distanciel, rien ne change.
-    Si la formation était prévue en présentiel ou en mixte, l’organisme peut proposer :
    la formation en modalité distancielle ; 
    de nouvelles dates de session après le 16 avril ; 
    ou l’annulation de la demande d’inscription.

 

Q9 : Que prévoit la Caisse des Dépôts, si en situation de chômage partiel des équipes, l’organisme ne peut suivre les dossiers sur EDOF en temps réel ? 

R9 :

-    Dans la mesure du possible, les organismes doivent traiter les demandes d’inscription dans les 2 jours ouvrés, mais une tolérance sera appliquée pendant la période quant au respect de ces délais.
-    En cas d'impossibilité de réaliser le suivi, l’organisme peut choisir d'annuler les sessions qui devaient débuter d'ici le 15 avril.

 

Q10 : Modalités spécifiques d'émargement à distance. Quelles pièces justificatives d'émargement la Caisse des Dépôts peut-elle exiger en l'absence d'outil de mesure de connexion nominative ? Un mail attestant la réalisation de la séance sera-t-il accepté ? 

R10 : Les organismes doivent faire la preuve de la réalisation effective de la formation conformément aux textes en vigueur et selon des modalités et bonnes pratiques notamment détaillées dans le guide des formations multimodales publié par le FFFOD (Forum Français pour la Formation Ouverte et à Distance) en lien avec la DGEFP.

 

Q11 : En cas d’annulation d’une session avant son démarrage, est ce que l’usager doit faire une démarche spécifique pour être re-crédité de ses droits ? 
R11 :
Non. En cas d’annulation d’une session,  les compteurs des usagers concernés seront re-crédités automatiquement des droits qui avaient été réservés. 


Q12 : Pour les formations prévues initialement en présentiel, devons-nous les transformer en 100% distanciel pour pouvoir poursuivre leur réalisation ?
R12 : Non, il n’y a aucune obligation à passer en « 100% à distance ».  Les formations en présentiel peuvent être transformées en formation « Mixte ». Toutefois, vous ne pouvez réaliser, pour l’instant, que la partie en modalité distancielle. Le reste de la formation, maintenue en modalité présentielle, devra faire l’objet d’un report. Vous terminerez donc la formation dès que les conditions sanitaires le permettront et selon l’organisation convenue avec l’usager.

Q13 : Y a-t-il un délai limite pour réaliser la formation si elle doit être interrompue du fait des mesures sanitaires ? 
R13 :
Non. Si la formation ne peut se réaliser dans le temps fixé initialement dans le dossier, elle peut être reportée au-delà de la date de fin prévue, et elle devra respecter les mesures sanitaires définies par le gouvernement.  

 

Q14 : Suite aux mesures exceptionnelles prises par la CDC à cause du COVID -19, à partir de quelle date s’applique le délai de paiement sous 7 jours calendaires ?
R14 : 
Cette fonctionnalité a été mise en place pour toutes les données de factures validées et émises depuis le 20 mars 2020.