Covid-19 : Comment adapter votre offre et gérer vos dossiers dans EDOF ?

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EDOF : AJUSTEMENT DES MESURES EXCEPTIONNELLES DE PROLONGATION / REPORT DE SESSIONS
A partir du mercredi 8 juillet, vous ne pourrez plus prolonger ou reporter une session de formation de gré à gré, c’est-à-dire saisir des dates d’entrée et/ou de sortie de formation postérieures aux dates de session prévues dans la commande. Nous vous invitons, dès que possible, à clore tous les dossiers en cours concernés et à en recréer de nouveaux le cas échéant. Pour plus d’informations, lire l'article.

Mon Compte Formation • 18 Mai 2020

 

A période exceptionnelle, dispositions exceptionnelles : c’est en ces termes que pourraient être résumées les mesures qui ont été adoptées par la Caisse des Dépôts pour accompagner à son niveau les organismes de formation depuis début mars. Voici un détail des mesures prises par la Caisse des Dépôts pour vous accompagner au mieux et toutes les informations nécessaires pour vous aider à mettre en place dans EDOF les dernières directives du Ministère du Travail.

 

Mesures mises en place par la Caisse des Dépôts depuis le 12 mars 2020

  • La réduction du délai de paiement des organismes de 30 à 7 jours calendaires
  • Une accélération des paiements des actions terminées 
  • Le règlement des acomptes de toutes les formations longues initiées depuis le lancement de Mon Compte Formation
  • Une tolérance pour le non-respect du délai de 2 jours ouvrés pour le traitement des demandes d’inscription
  • L’ouverture des cas de force majeure aux annulations/interruptions de formation pour cause de Covid-19 permettant aux usagers de ne pas subir d’impacts sur leurs droits. Cette mesure s’applique au moins jusque fin mai et jusqu’à nouvel ordre.
  • Un ajustement des modes de preuves du service fait pour faciliter l’organisation des formations à distance.
     

La continuité pédagogique à distance

Face à la pandémie actuelle et conformément à l’arrêté du 15 mars 2020 publié au JORF du 16 mars 2020 du ministère des Solidarités et de la Santé, relayé par le ministère du Travail, il est demandé aux organismes de formation de maintenir les formations pouvant être poursuivies à distance, si leur organisation le permet. Dans le cas contraire, les formations peuvent être reportées au-delà des dates initialement prévues ou annulées.

Les formations déjà entièrement « à distance » peuvent être maintenues tant que les organismes se sont organisés pour en assurer le suivi dans leur espace professionnel EDOF.

Les mesures suivantes s’appliquent pour toutes les formations dont la date de démarrage était prévue à partir du 12 mars 2020 ou si la formation court sur cette même période.

 

Concrètement, que devez-vous faire dans votre espace professionnel EDOF ?

 

Adapter les offres de formation sur la période

Les offres de formation à distance peuvent être maintenues en l’état si votre organisation le permet, que vos formateurs sont opérationnels, vos modalités pédagogiques fonctionnelles, etc.

Pour les offres de formation en présentiel ou en mixte démarrant à partir du 12 mars, plusieurs choix sont à votre disposition :

-    Si vous pouvez adapter votre offre au 100% en distanciel, vous pouvez reformuler votre offre dans votre catalogue et en modifier les modalités pédagogiques, éventuellement son prix…
-    Vous pouvez reporter et donc modifier les dates de session en présentiel ou en mixte pour proposer un début de formation ultérieure.
-    Si les dates de report ne sont pas connues, vous pouvez fermer les sessions à l’inscription voire les archiver.


Attention : Dans le cas d’un import XML, la balise « état du recrutement » doit être renseignée avec la valeur « 2 » pour fermer les sessions à l’inscription. Elle sera ensuite renseignée avec la valeur « 1 » pour les réouvrir, une fois les dates de session modifiées. Attention, ces modifications faites par import XML ne seront effectives qu’à J+1.
Toutes ces modifications peuvent être faites manuellement ou par import XML et seront visibles à J+1.

Gérer les demandes d’inscriptions reçues sur cette période

Pour les demandes d’inscription sur des formations animées entièrement à distance, vous pouvez les traiter comme d’habitude ; elles ne sont pas impactées par les mesures prises par le Ministère du Travail.

 

Pour les demandes d’inscription sur des formations en présentiel ou mixtes, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

-    Vous pouvez modifier, dans la proposition de commande que vous ferez au titulaire, les modalités pédagogiques en proposant un format uniquement à distance si cela est applicable dans votre organisme ; les autres données (contenus, prix…) peuvent également être adaptées ;
-    Vous pouvez proposer de nouvelles dates de session, au-delà du 11 mai, si elles sont déjà définies ;
-    Vous pouvez refuser la commande.


Une tolérance sera appliquée sur les délais d’accusé de réception et de validation de la commande pour les organismes ne pouvant répondre aux titulaires dans les temps impartis et spécifiés dans les CGU.  

Gérer les dossiers de formation en cours

(Cette mesure s’applique au moins jusque fin mai et jusqu’à nouvel ordre)

Pour une formation 100% à distance : la gestion du dossier suit son cours normalement.


Pour une formation en présentiel ou mixte :


Cas n°1 : La formation n’a pas encore démarré  

Plusieurs possibilités s'offrent à vous :


- Vous pouvez proposer au titulaire de suivre la formation à distance si cela est réalisable par votre organisme et possible pour le titulaire. Dans ce cas, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. 


- Vous pouvez proposer au titulaire, de gré à gré, un report de session, si les dates de report sont déjà définies. Si le titulaire accepte cette solution, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, vous déclarerez les dates effectives d’entrée et de sortie de formation.


- Si vous ne pouvez pas reporter la session ou que le stagiaire ne souhaite pas la reporter, vous devez annuler le dossier de formation. Celui-ci est au statut « accepté ». Vous annulez le dossier (bouton « Annuler ») en sélectionnant le motif « formation annulée – pandémie Covid-19 ».

Nota bene : si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. 
Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, aucune indemnité d’annulation ne sera versée à l’organisme de formation, pour force majeure (application nominale des CGU en vigueur). L’organisme de formation peut en revanche bénéficier des mesures liées au chômage partiel pendant la période.


Si vous devez annuler le dossier : attention à ne pas déclarer une entrée et une sortie le même jour. Cela entraînerait la décrémentation de la totalité du montant de la formation pour le titulaire. Celui-ci ne pourra donc plus vous passer de nouvelles commandes.


Cas n°2 :    Pour les formations démarrées 

Les consignes ci-après s’appliquent uniquement aux formations en présentiel ou mixtes qui ne peuvent se poursuivre par un enseignement 100% à distance.

Plusieurs possibilités s'offrent à vous :

- S’il vous est possible de poursuivre la formation par un enseignement 100% à distance, vous pouvez proposer, de gré à gré, cette solution au titulaire. S’il l’accepte, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. 

- Si vous êtes en mesure de reporter le reliquat de la formation (que les dates de report soient déjà connues ou non) et que le titulaire accepte le principe du report, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Vous déclarerez la date effective de sortie de formation et le service fait, une fois la formation achevée. 

-    Si vous ne pouvez pas reporter le reliquat de la session ou que le stagiaire ne souhaite pas le reporter, vous devez interrompre la session dans EDOF.  
Dans ce cas, vous déclarez la sortie de formation : vous indiquerez la date réelle d’interruption et sélectionnerez le motif de sortie « Interruption de formation – pandémie Covid-19 ». Cette mesure s’applique au moins jusque fin mai et jusqu’à nouvel ordre.
Vous déclarez ensuite le service fait partiel. Vous devez cocher la case « le stagiaire a été absent pour cas de force majeure ». 
Le dossier sera réglé par la Caisse des Dépôts au prorata de la réalisation et les droits du titulaire seront également décrémentés au prorata.

 

 

Pour plus d’information :

- Lien vers la FAQ spéciale Covid-19

- Lien vers l'article sur les mesures d'urgence en matière de Formation Professionnelle (ordonnance du 1er avril 2020)

- Lien vers le Communiqué de presse « CORONAVIRUS : suspension de l’accueil dans les CFA et les organismes de formation et continuité d’activité à distance »
 

- Questions/réponses du Ministère du Travail pour les Organismes de Formation liées au "Coronavirus-COVID-19 et à MonCompteFormation" : 

     > https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/20200317_qr_coronavirus_moncompteformation.pdf (Mis à jour le 17 mars 2020)

 

- Questions/Réponses du Ministère du Travail sur la formation des salariés :

     > https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-covid-19-questions-reponses-formation-professionnelle-des-salaries

 

- L’activité de votre entreprise est impactée par le Coronavirus COVID-19. Quelles sont les mesures de soutien et les contacts utiles pour vous accompagner ?

    > https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/2020/Coronavirus-MINEFI-10032020.pdf