Covid-19 : Comment adapter votre offre et gérer vos dossiers dans EDOF ?

Mon Compte Formation • 25 Mars 2020

Voici toutes les informations nécessaires pour vous aider à mettre en place dans EDOF les dernières directives du Ministère du Travail.

 

Face à la pandémie actuelle et conformément à l’arrêté du 15 mars 2020 publié au JORF du 16 mars 2020 du ministère des Solidarités et de la Santé, relayé par le ministère du Travail, il est demandé aux organismes de formation de maintenir les formations pouvant être poursuivies à distance, si leur organisation le permet. Dans le cas contraire, les formations peuvent être reportées au-delà des dates initialement prévues ou annulées.

Les formations déjà entièrement « à distance » peuvent être maintenues tant que les organismes se sont organisés pour en assurer le suivi dans leur espace professionnel EDOF.

Ces mesures s’appliquent pour toutes les formations dont la date de démarrage est prévue entre le 12 mars et le 15 avril 2020 inclus ou si la formation court sur cette même période.

 

Concrètement, que devez-vous faire dans votre espace professionnel EDOF ?

 

Adapter les offres de formation sur la période

Les offres de formation à distance peuvent être maintenues en l’état si votre organisation le permet, que vos formateurs sont opérationnels, vos modalités pédagogiques fonctionnelles, etc.

Pour les offres de formation en présentiel ou en mixte démarrant sur la période comprise entre le 12 mars et le 15 avril inclus, plusieurs choix sont à votre disposition :

-    Si vous pouvez adapter votre offre au 100% en distanciel, vous pouvez reformuler votre offre dans votre catalogue et en modifier les modalités pédagogiques, éventuellement son prix…
-    Vous pouvez reporter et donc modifier les dates de session en présentiel ou en mixte pour proposer un début de formation au-delà du 16 avril (si vous connaissez les dates de report) 
-    Si les dates de report ne sont pas connues, vous pouvez fermer les sessions à l’inscription voire les archiver.


Attention : Dans le cas d’un import XML, la balise « état du recrutement » doit être renseignée avec la valeur « 2 » pour fermer les sessions à l’inscription. Elle sera ensuite renseignée avec la valeur « 1 » pour les réouvrir, une fois les dates de session modifiées. Attention, ces modifications faites par import XML ne seront effectives qu’à J+1.
Toutes ces modifications peuvent être faites manuellement ou par import XML et seront visibles à J+1.

Gérer les demandes d’inscriptions reçues sur cette période

Pour les demandes d’inscription sur des formations animées entièrement à distance, vous pouvez les traiter comme d’habitude ; elles ne sont pas impactées par les mesures prises par le Ministère du Travail.

 

Pour les demandes d’inscription sur des formations en présentiel ou mixtes démarrant avant le 15 avril inclus, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

-    Vous pouvez modifier, dans la proposition de commande que vous ferez au titulaire, les modalités pédagogiques en proposant un format uniquement à distance si cela est applicable dans votre organisme ; les autres données (contenus, prix…) peuvent également être adaptées ;
-    Vous pouvez proposer de nouvelles dates de session, au-delà du 16 avril, si elles sont déjà définies ;
-    Vous pouvez refuser la commande.


Une tolérance sera appliquée sur les délais d’accusé de réception et de validation de la commande pour les organismes ne pouvant répondre aux titulaires dans les temps impartis et spécifiés dans les CGU.  

Gérer les dossiers de formation en cours

Pour une formation 100% à distance : la gestion du dossier suit son cours normalement.


Pour une formation en présentiel ou mixte :


Cas n°1 : La formation n’a pas encore démarré  

Plusieurs possibilités s'offrent à vous :


- Vous pouvez proposer au titulaire de suivre la formation à distance si cela est réalisable par votre organisme et possible pour le titulaire. Dans ce cas, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. 


- Vous pouvez proposer au titulaire, de gré à gré, un report de session, si les dates de report sont déjà définies. Si le titulaire accepte cette solution, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, vous déclarerez les dates effectives d’entrée et de sortie de formation.


- Si vous ne pouvez pas reporter la session ou que le stagiaire ne souhaite pas la reporter, vous devez annuler le dossier de formation. Celui-ci est au statut « accepté ». Vous annulez le dossier (bouton « Annuler ») en sélectionnant le motif « formation annulée – pandémie Covid-19 ».

Nota bene : si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. 
Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, aucune indemnité d’annulation ne sera versée à l’organisme de formation, pour force majeure (application nominale des CGU en vigueur). L’organisme de formation peut en revanche bénéficier des mesures liées au chômage partiel pendant la période.


Si vous devez annuler le dossier : attention à ne pas déclarer une entrée et une sortie le même jour. Cela entraînerait la décrémentation de la totalité du montant de la formation pour le titulaire. Celui-ci ne pourra donc plus vous passer de nouvelles commandes.


Cas n°2 :    Pour les formations démarrées 

Les consignes ci-après s’appliquent uniquement aux formations en présentiel ou mixtes qui ne peuvent se poursuivre par un enseignement 100% à distance.

Plusieurs possibilités s'offrent à vous :

- S’il vous est possible de poursuivre la formation par un enseignement 100% à distance, vous pouvez proposer, de gré à gré, cette solution au titulaire. S’il l’accepte, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. 

- Si vous êtes en mesure de reporter le reliquat de la formation (que les dates de report soient déjà connues ou non) et que le titulaire accepte le principe du report, aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Vous déclarerez la date effective de sortie de formation et le service fait, une fois la formation achevée. 

-    Si vous ne pouvez pas reporter le reliquat de la session ou que le stagiaire ne souhaite pas le reporter, vous devez interrompre la session dans EDOF.  Dans ce cas, vous déclarez la sortie de formation : vous indiquerez la date réelle d’interruption et sélectionnerez le motif de sortie « Interruption de formation – pandémie Covid-19 ». Vous déclarez ensuite le service fait partiel. Vous devez cocher la case « le stagiaire a été absent pour cas de force majeure ». 
Le dossier sera réglé par la Caisse des Dépôts au prorata de la réalisation et les droits du titulaire seront également décrémentés au prorata.

 

Mesures mises en place par la CDC sur la période allant jusqu’au 15/04 inclus  :


•    A titre exceptionnel, règlement par la CDC de toutes factures émises à partir du 20/03/2020 par les organismes de formation à 7 jours calendaires, jusqu’à nouvel ordre et à minima jusqu’au 15 avril inclus ;

•    Maintien des fonctionnalités de facturation et de paiement entre le 1er et le 23 avril 2020 ;

•    Tolérance sur le respect des délais de 2 jours ouvrés pour le traitement des demandes d’inscription 

•    Modalités de de contrôle de service fait simplifiées pour une formation qui bascule du présentiel vers du distanciel :
-    Les règles de contrôle de service fait ont d’ores et déjà été simplifiées pour permettre l’organisation de la formation à distance avec des modes de preuve facilités et allégés ;
-    Par ailleurs pour les formations initialement prévues par marché en présentiel, les preuves pourront être apportées par tous moyens dûment convenus entre les centres et organismes de formation et les financeurs.

 

 

Pour compléter, voici des réponses à vos questions les plus fréquentes :

 

Q1 : Les organismes de formation professionnelle sont-ils concernés par la décision du gouvernement de fermer les établissements ?
R1 : 

-  Oui, les organismes de formation doivent suspendre l’accueil (présentiel) des stagiaires jusqu’au 15/04/2020, conformément à l’arrêté du 15/03/2020 publié au JO du 16/03/2020.
-    Les organismes peuvent néanmoins continuer les formations, dès lors qu’elles sont organisées à distance.

 

Q2 : Quelle continuité d’activité doit être assurée en cas de décision de non-accueil en présentiel de bénéficiaires ?
R2 :

-    Les règles relatives à la continuité de l’activité salariée au sein des centres et organismes de formation sont identiques à celles décidées par le Gouvernement afin de lutter contre la propagation de l’épidémie. Ils doivent impérativement adopter le travail à distance et faciliter tout aménagement des conditions de travail des salariés en vue de garantir leur sécurité comme le prévoit le document questions/réponses sur le site du ministère du travail.
-    En cas d’impossibilité de maintenir temporairement l’activité, les règles d’activité partielle s’appliquent aux salariés du centre ou de l’organisme de formation concerné.

 

Q3 : Un décalage des sessions de certification sera-t-il possible ?
R3 :

-    En application de l’arrêté du 15/03/2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19, paru au JO du 16/03/2020, les organismes de formation soumis à la réglementation des établissements recevant du public ne peuvent plus accueillir des stagiaires ou des apprentis jusqu’au 15/04/2020.
-   De ce fait, l’ensemble des sessions d’examen en cours à la date du 16/03/2020 ou ayant débuté postérieurement à cette date sont reportées.


Q4 : Est -ce que la Caisse des Dépôts prévoit le maintien des travaux de maintenance du site EDOF annoncés pour le mois d’avril entraînant la suspension des services facturation et paiement ?

R4 : Afin de maintenir les services de facturation et de paiement des organismes de formation, la Caisse des Dépôts reporte les opérations de maintenance du site EDOF qui étaient initialement prévues entre le 1er avril et le 23 avril 2020.

 

Q5 : Quelles mesures de sauvegarde la Caisse des Dépôts prendra-t-elle vis-à-vis des organismes de formation dans le cadre du COVID-19 ?

R5 :  La Caisse des Dépôts a pris des mesures exceptionnelles afin que les organismes de formation puissent adapter leurs prestations MonCompteFormation (gestion du catalogue, gestion des inscriptions, des reports, annulations…).

 

Q6 : Comment doit procéder un organisme qui souhaite reporter les inscriptions de la session prévue en avril sur une session ultérieure, en juin par exemple ?

R6 :  L’organisme prend contact avec les titulaires ayant validé leur inscription pour avril afin de se mettre d’accord pour un report sur une session ultérieure. Aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, l’organisme déclare les dates effectives d’entrée et de sortie de formation.

 

Q7 : Si un organisme annule une session, y a-t-il un risque de pénalités pour les titulaires ?

R7 :

-    Il n’y aura pas de pénalités pour le titulaire, si l’organisme déclare correctement l’annulation. 
-    Si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. Pour annuler une session, l’organisme de formation doit annuler la commande pour motif «formation annulée – pandémie Covid-19»

-    Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, aucune indemnité d’annulation ne sera versée à l’organisme de formation pour force majeure (application nominale des CGU en vigueur).


Q8 : Que doit faire un organisme des demandes d'inscriptions qui lui parviennent en ce moment ? 

R8 :

-    Si la formation est en distanciel, rien ne change.
-    Si la formation était prévue en présentiel ou en mixte, l’organisme peut proposer :
    la formation en modalité distancielle ; 
    de nouvelles dates de session après le 16 avril ; 
    ou l’annulation de la demande d’inscription.

 

Q9 : Que prévoit la Caisse des Dépôts, si en situation de chômage partiel des équipes, l’organisme ne peut suivre les dossiers sur EDOF en temps réel ? 

R9 :

-    Dans la mesure du possible, les organismes doivent traiter les demandes d’inscription dans les 2 jours ouvrés, mais une tolérance sera appliquée pendant la période quant au respect de ces délais.
-    En cas d'impossibilité de réaliser le suivi, l’organisme peut choisir d'annuler les sessions qui devaient débuter d'ici le 15 avril.

 

Q10 : Modalités spécifiques d'émargement à distance. Quelles pièces justificatives d'émargement la Caisse des Dépôts peut-elle exiger en l'absence d'outil de mesure de connexion nominative ? Un mail attestant la réalisation de la séance sera-t-il accepté ? 

R10 : Les organismes doivent faire la preuve de la réalisation effective de la formation conformément aux textes en vigueur et selon des modalités et bonnes pratiques notamment détaillées dans le guide des formations multimodales publié par le FFFOD (Forum Français pour la Formation Ouverte et à Distance) en lien avec la DGEFP.

 

Q11 : En cas d’annulation d’une session avant son démarrage, est ce que l’usager doit faire une démarche spécifique pour être re-crédité de ses droits ? 
R11 :
Non. En cas d’annulation d’une session,  les compteurs des usagers concernés seront re-crédités automatiquement des droits qui avaient été réservés. 
 
Q12 : Pour les formations prévues initialement en présentiel, devons-nous les transformer en 100% distanciel pour pouvoir poursuivre leur réalisation ?
R12 : Non, il n’y a aucune obligation à passer en « 100% à distance ».  Les formations en présentiel peuvent être transformées en formation « Mixte ». Toutefois, vous ne pouvez réaliser, pour l’instant, que la partie en modalité distancielle. Le reste de la formation, maintenue en modalité présentielle, devra faire l’objet d’un report. Vous terminerez donc la formation dès que les conditions sanitaires le permettront et selon l’organisation convenue avec l’usager.
 
Q13 : Y a-t-il un délai limite pour réaliser la formation si elle doit être interrompue du fait des mesures sanitaires ? 
R13 :
Non. Si la formation ne peut se réaliser dans le temps fixé initialement dans le dossier, elle peut être reportée au-delà de la date de fin prévue, et elle devra respecter les mesures sanitaires définies par le gouvernement.  

 

Q14 : Suite aux mesures exceptionnelles prises par la CDC à cause du COVID -19, à partir de quelle date s’applique le délai de paiement sous 7 jours calendaires ?
R14 : 
Cette fonctionnalité a été mise en place pour toutes les données de factures validées et émises depuis le 20 mars 2020.

 

Pour plus d’information :

 

- Communiqué de presse « CORONAVIRUS : suspension de l’accueil dans les CFA et les organismes de formation et continuité d’activité à distance »

>  Communiqué de presse « CORONAVIRUS : suspension de l’accueil dans les CFA et les organismes de formation et continuité d’activité à distance »

 

- Questions/réponses du Ministère du Travail pour les Organismes de Formation liées au "Coronavirus-COVID-19 et à MonCompteFormation" : 

> https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/20200317_qr_coronavirus_moncompteformation.pdf (Mis à jour le 17 mars 2020)

 

- Questions/Réponses du Ministère du Travail sur la formation des salariés :

https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-covid-19-questions-reponses-formation-professionnelle-des-salaries

 

 

- L’activité de votre entreprise est impactée par le Coronavirus COVID-19. Quelles sont les mesures de soutien et les contacts utiles pour vous accompagner ?

https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/2020/Coronavirus-MINEFI-10032020.pdf